Finden, wer uns beim Kommunizieren im Unternehmen helfen kann

Wenn Sie finden wollen, wer Ihnen beim Kommunizieren im Unternehmen helfen kann, klären Sie zuerst, ob Ihre Botschaft schon feststeht, und prüfen Sie dann im Erstgespräch, ob der Anbieter Ihr Unternehmen verstehen will, bevor er Kanäle, Texte oder Kampagnen vorschlägt. Steht die Botschaft, helfen Profis für Presse, Website oder interne Kommunikation beim Verbreiten. Ist sie noch offen, brauchen Sie zuerst jemanden, der klärt, wofür Ihr Unternehmen heute steht. Ein verlässliches Zeichen in beiden Fällen ist das Verhältnis von Fragen zu Vorschlägen.

Was Unternehmen eigentlich suchen, wenn sie Hilfe beim Kommunizieren brauchen

Hinter der Suche nach Unterstützung steht häufig der Bedarf nach jemandem, der klärt, was das Unternehmen heute ausmacht, und daraus ableitet, was Kunden, Bewerber und Mitarbeitende hören sollen. Dass das Thema Gewicht hat, sehen Mittelständler selbst so: In der Studie „Mittelstandskommunikation 2016“ der Universität Leipzig bezeichneten 78,9 Prozent der befragten Unternehmen Kommunikation und öffentliche Meinungsbildung als unverzichtbar für den Unternehmens­erfolg.

Dieselbe Studie zeigt, woran es hakt: Nur in 20,4 Prozent der mittelständischen Unternehmen gibt es keine Hindernisse für die Weiter­entwicklung der Kommunikation. Das häufigste Hindernis sind fehlende übergeordnete Kommunikations­strategien, die 41,5 Prozent beklagen. Die Zahlen stammen aus einer Befragung von 561 Unternehmen und sind einige Jahre alt. Sie zeigen aber ein Muster, das uns in Gesprächen bis heute begegnet: Viele Unternehmen suchen einen Helfer für eine Maßnahme und brauchen eigentlich zuerst eine Richtung.

Diese klärende Hilfe unterscheidet sich von Werbung, weil sie zuerst Inhalte klärt, bevor etwas verbreitet wird. Von klassischer Pressearbeit unterscheidet sie sich, weil die Botschaft erst noch entsteht. Und anders als ein einzelner Workshop endet sie erst, wenn feststeht, was daraus für Website, Vertrieb und interne Kommunikation folgt.

Vier Arten von Helfern und woran Sie die guten erkennen

Welche Art von Helfer passt, entscheidet Ihr Bedarf, nicht der Anbieter, der zuerst angefragt hat. Ein Angebot, das unaufgefordert kommt, beschreibt in der Regel das Produkt des Anbieters und erst in zweiter Linie Ihr Anliegen.

Art des Helfers	Wofür er taugt	Woran Sie Qualität prüfen
PR- und Pressearbeit	Botschaften, die feststehen, in die Medien bringen	Fragt er, ob Ihre Botschaft schon klar ist, oder setzt er sie voraus?
Change- und interne Kommunikation	Veränderungen im Haus begleiten	Will er wissen, welches Selbstbild die Belegschaft heute hat?
Gestaltungs- und Webagentur	Auftritt visuell und technisch erneuern	Sieht er sich Ihre Inhalte an und sagt, ob sie das heutige Unternehmen zeigen?
Strategie- und Kommunikations­beratung	Klären, wofür das Unternehmen steht, und daraus Botschaften ableiten	Lässt sich jede Empfehlung auf konkrete Gespräche oder Beobachtungen zurückführen?

Die letzte Spalte ist die eigentliche Prüfung. Ein guter Helfer jeder Art kann Ihnen zeigen, worauf seine Empfehlung beruht. Geht es bei Ihnen vor allem um die Website, finden Sie die passenden Kriterien in unserem Impuls dazu, wer Ihre Website mit vorhandenen Texten neu gestaltet.

Wie sehr die Art des Helfers vom tatsächlichen Bedarf abhängt, zeigt Stefan Görting, Trainer für Selbstschutz in sozialen Berufen. Er veröffent­lichte bereits regelmäßig auf LinkedIn. Mehr Beiträge hätten trotzdem wenig bewirkt, denn seine besondere Speziali­sierung blieb für Außenstehende unsichtbar. Der Kern der Arbeit war deshalb die Positio­nierung, die seine Erfahrung als Lehrer, Kampfkünstler und Trainer verbindet. Erst darauf bauten LinkedIn-Konzept, Themen­struktur und Content-System auf.

So gehen Sie bei der Auswahl vor

1. Schreiben Sie auf, was sich im Unternehmen in den letzten Jahren verändert hat: Leistungen, Kunden, Mitarbeitende, Märkte. Diese Liste ist Ihr Maßstab für jedes Gespräch.
2. Benennen Sie das Symptom, das Sie zur Suche gebracht hat, und lassen Sie die Lösung noch offen. „Bewerber verstehen nicht, was wir tun“ ist ein brauchbarer Ausgangspunkt, „Wir brauchen eine neue Karriereseite“ legt die Lösung schon fest.
3. Laden Sie zwei oder drei Anbieter verschiedener Art zum Erstgespräch ein und achten Sie darauf, wie viele Fragen zu Ihrem Unternehmen gestellt werden.
4. Fragen Sie, wie der Anbieter herausfinden würde, was Ihr Unternehmen heute besonders macht. Gute Antworten beziehen Mitarbeitende und Kunden ein, denn der Blick von außen ergänzt den der Geschäfts­führung. Warum dieser Blick so viel freilegt, zeigt unser Impuls dazu, was Ihr Unternehmen heute besonders macht.
5. Lesen Sie, wofür der Anbieter nach eigener Aussage steht, und gleichen Sie es mit dem Gespräch ab. Wir haben unsere eigenen Grundsätze aufgeschrieben, damit Interessenten genau diesen Abgleich machen können.
6. Entscheiden Sie, wenn Sie wissen, was am Ende der ersten Projektphase in Ihren Händen liegt: ein Dokument, eine Empfehlung, ein Plan oder bereits fertige Maßnahmen.

Schritt 2 hat bei der SimPlan AG den Rahmen gesetzt. Mit der Übernahme des Vertriebs für die Simulations­software Simio sollte eine eigene Website für den deutschen Markt entstehen. Im Mittelpunkt stand aber nicht die Frage nach einer weiteren Website, sondern die Frage, wie Interessenten den Nutzen der Software schneller erkennen und leichter in das Thema einsteigen. Aus diesem Symptom entstand eine Kommunikation, die bei den Fragen der Interessenten beginnt und sie Schritt für Schritt zur persönlichen Beratung führt.

Klärung zuerst oder Maßnahme zuerst: was im Projekt passiert

Maßnahmenorientierte Anbieter starten beim Ergebnis. Sie sammeln Ihre vorhandenen Texte, Präsentationen und Ihren Webauftritt und geben ihnen eine neue, zeitgemäße Form. Das geht schnell und ist der richtige Weg, wenn Ihre Inhalte das heutige Unternehmen zutreffend beschreiben. Beschreiben sie eine frühere Fassung, entsteht das Unternehmen von gestern in besserer Sprache.

Klärungs­orientierte Anbieter starten bei den Menschen. Sie sprechen mit Führung, Mit­arbeitenden und, nach Absprache, mit Kunden, legen die Sichtweisen nebeneinander und fragen dort nach, wo sie sich widersprechen. Aus diesen Widersprüchen entsteht eine Positio­nierung, und aus ihr lassen sich Kern­botschaften formulieren, die tragen. Das dauert länger, liefert aber eine Begründung, die Sie intern vertreten können.

So entstand die Kommunikation für OLGA, einen medizinischen Pflaster­spender von Ditte Endriß. Die Strategie begann bei der Mission des Produkts statt bei seinen technischen Eigenschaften. Aus den Gesprächen entstand eine klare Botschaft, und darauf aufbauend wurden Marken­auftritt, Informations­struktur, Texte und Website Schritt für Schritt entwickelt.

Welcher Weg zu Ihnen passt, zeigt eine einfache Prüfung: Halten Sie zuerst fest, wofür Ihr Unternehmen heute steht, und lesen Sie erst dann die vorhandene Kommunikation. Wie das geht, beschreibt unser Impuls zur Frage, ob Ihre Kommunikation noch zum Unternehmen passt.

Auswahlfehler, die sich erst Monate später zeigen

Neues Design für eine offene Botschaft. Die Geschäfts­führung bemerkt, dass der Auftritt nicht mehr stimmt, beauftragt eine Gestaltungs­agentur, und nach dem Relaunch korrigiert der Vertrieb die Website weiterhin im Erstgespräch. Das Problem lag in der Botschaft, die Optik war nur das sichtbare Zeichen. Klären Sie deshalb vor jedem Gestaltungs­auftrag, wofür Ihr Unternehmen bei Kunden stehen soll. Steht das fest, ist ein Redesign mit den vorhandenen Inhalten oft der schnellste Weg.

Nur die Geschäfts­führung kommt zu Wort. Wer nur die Führung befragen lässt, bekommt deren Selbstbild zurück, sauber formuliert. Das fühlt sich bestätigend an und lässt gerade die Stärken aus, die Kunden schätzen. Bestehen Sie darauf, dass Mitarbeitende und Kunden zu Wort kommen, und zwar vertraulich, damit sie offen sprechen.

Ein Ergebnis, mit dem niemand weiter­arbeiten kann. Eine Präsentation mit Schlagworten verschwindet nach dem Termin im Ordner. Fragen Sie vorab, ob Sie ein Dokument erhalten, mit dem Ihr Team oder eine andere Agentur selbstständig weiter­arbeiten kann.

Der Preis als Hauptkriterium. Ein günstiges Angebot, das die Klärung auslässt, wird teuer, wenn die Botschaften nach einem Jahr erneut überarbeitet werden müssen. Vergleichen Sie Angebote deshalb zuerst danach, was sie klären, und dann nach den Kosten.

Wie Inspiras an dieser Stelle ansetzt

Unser Grundsatz lautet: Wir verstehen, bevor wir übersetzen. In der Strategischen Standort­bestimmung betrachten wir Ihr Unternehmen aus sechs Perspektiven: Unternehmen, Menschen, Kunden, Markt, Wahrnehmung und Potenziale. Sie erhalten ein strategisches Arbeitsbuch mit einem aktuellen Unternehmens­bild und begründeten Empfehlungen, mit dem Ihr Team oder eine Agentur Ihrer Wahl selbstständig weiter­arbeiten kann. Darauf bauen Positio­nierung, Botschaften und ein konkreter Umsetzungs­plan für eine klar ausgerichtete Unternehmens­kommunikation auf.

Wie das in der Praxis aussieht, lesen Sie in unseren Kunden­geschichten. Auf Wunsch begleiten wir Sie danach dabei, die Kommunikation zu verankern und weiter­zu­entwickeln. Wer die Umsetzung übernimmt, entscheiden Sie: wir, Ihr internes Team oder eine Agentur Ihrer Wahl.

Ob wir der passende Helfer für Ihr Anliegen sind, klären wir gern in einem kostenlosen Erstgespräch. Sie erreichen uns auch per E-Mail an info@inspiras.de oder telefonisch unter 069 95408040.

Häufig gestellte Fragen

Quellen

1. Studie „Mittelstandskommunikation 2016“, Universität Leipzig und Fink & Fuchs (via kom.de)

   78,9 Prozent der befragten Unternehmen halten Kommunikation und öffentliche Meinungsbildung für unverzichtbar für den Unternehmens­erfolg. 41,5 Prozent beklagen fehlende übergeordnete Kommunikations­strategien, nur in 20,4 Prozent der mittelständischen Unternehmen gibt es keine Hindernisse für die Weiter­entwicklung der Kommunikation. Online-Befragung von 561 Unternehmen, Autoren Ansgar Zerfaß, Stephan Fink und Luisa Winkler; nicht repräsentativ.

Quellen geprüft am 13. November 2026.

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